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Règlement en vigueur

Le présent document a pour objet de fixer les règles générales ainsi que les modalités financières et opérationnelles de participation de toute entreprise ou organisation (ci-après désigné l’Exposant), désireuse de prendre part au SALON INTERNATIONAL DU TOURISME D’ABIDJAN 2018 (ci-après désigné le Salon). Le SALON INTERNATIONAL DU TOURISME D’ABIDJAN 2018 est organisé par CÔTE D’IVOIRE TOURISME.

GUIDE DE L’EXPOSANT EN VIGUEUR.

La signature de la demande d’admission implique l’engagement de l’exposant à respecter le présent Règlement Intérieur. Le non-respect d’une de ces dispositions pourra entraîner la fermeture du stand et l’exclusion de l’exposant sans dédommagements.

ARTICLE 1 : DATE ET DURÉE DE LA MANIFESTATION

L’ORGANISATEUR se réserve le droit de modifier la date d’ouverture ou la durée de la manifestation, comme de décider sa prolongation, son ajournement ou sa fermeture anticipée, pour cas de force majeure, sans que les participants puissent réclamer aucune indemnité, ni le remboursement des sommes versées.

ARTICLE 2 : CONTRÔLE ET ACCEPTATION DES ADHÉSIONS

Les demandes d’admission sont reçues sous réserve d’examen. L’ORGANISATEUR statue à toute époque sur les refus ou les admissions, sans être obligé de donner les motifs de ses décisions. L’exposant refusé ne pourra se prévaloir du fait qu’il a été admis aux Salons précédents, pas plus qu’il ne pourra arguer que son inscription a été sollicitée par L’ORGANISATEUR. Il ne pourra non plus invoquer la correspondance échangée entre lui et L’ORGANISATEUR ou l’encaissement du montant de l’inscription ou encore la publication de son nom sur une liste quelconque comme preuve de son admission. Le rejet de l’admission ne pourra donner lieu au paiement d’aucune indemnité autre que le remboursement des sommes versées à L’ORGANISATEUR.

ARTICLE 3 : CLASSIFICATION

L’ORGANISATEUR détermine les emplacements des groupes et, dans ceux-ci, les emplacements des stands concédés ou des participations à air libre. Il pourra, à tout moment, s’il le juge nécessaire pour une cause quelconque, notamment l’affluence des demandes d’admission, modifier l’importance ou la situation dans les groupes de stands ou installations à air libre. Aucune réserve ne sera admise de la part des exposants. Si la modification porte sur la superficie concédée, il sera procédé seulement à une réduction proportionnelle du prix de la concession. Tout changement de la part de l’organisateur fera l’objet d’une information auprès du détenteur du stand.

ARTICLE 4 : DÉSISTEMENT DE L’EXPOSANT

En cas de désistement ou en cas de non-occupation du stand pour une cause quelconque, les sommes versées ou restant dues au titre de la location du stand seront acquises à L’ORGANISATEUR, à titre d’indemnité, même dans le cas où l’emplacement aurait été reloué. En cas de litige, les frais de procédure seront à la charge de l’exposant.

ARTICLE 5 : PAIEMENT

Le montant de la commande est dû dès la signature et suivant les modalités énoncées sur le bulletin de la demande d’admission. Tout retard de paiement, dès l’échéance contractuelle, entraînera une indemnité forfaitaire de 50 000 FCFA qui deviendra exigible de plein droit ainsi que les frais complémentaires de recouvrement sans aucune formalité préalable. A défaut de règlement aux échéances indiquées, l’organisateur pourra considérer l’inscription comme devenue caduque.

ARTICLE 6 : DÉFAUT OCCUPATION

Le solde du montant de la facture reste en toute circonstance dû par l’exposant. Les stands ou emplacements qui n’auront pas été occupés la veille de l’ouverture de la manifestation pourront être attribués à un autre exposant sans que l’exposant non installé puisse réclamer quelque dommage que ce soit ou le remboursement des sommes versées par lui.

ARTICLE 7 : INTERDICTION DE CESSION OU DE SOUS-LOCATION

La cession de tout ou partie de stand ou d’emplacement est interdite.

ARTICLE 8 : AMÉNAGEMENT ET BRANDING

La décoration particulière de son stand est effectuée par l’exposant et sous sa responsabilité en tenant compte du présent règlement. Il est formellement interdit à tout exposant de poser un branding autre que celui de son enseigne sur son stand, sauf autorisation exceptionnelle de l’organisateur Il est formellement interdit à l’exposant de faire un aménagement commerciale pour une autre marque sur son stand sauf autorisation exceptionnelle de l’organisateur. Chaque exposant devra avoir terminé son installation et la mise en place des technologies exposées et de l’ensemble de son matériel avant la visite de la commission de contrôle. Les matériaux utilisés devront être ignifugés pour des raisons de sécurité. Avec le respect des normes de sécurité pour les branchements électriques. L’ensemble des exposants sera informé au cours de la réunion générale, des jours de montages et de démontages des stands, ainsi que des horaires équivalents.

ARTICLE 9 : DÉCLARATION DES ARTICLES PRÉSENTÉS

Les exposants doivent obligatoirement déclarer sur leur demande d’admission la liste complète des produits qu’ils désirent présenter. S’ils sont agents ou distributeurs, ils seront dans l’obligation d’y mentionner également les noms et adresses des maisons dont ils se proposent d’exposer les produits. Ils devront faire remplir et signer pour chacune d’elles le formulaire de demande de participation. L’ORGANISATEUR se réserve formellement le droit de faire enlever d’office tout produit n’étant pas indiqué sur la demande d’admission ou de procéder à l’expulsion de la maison n’ayant pas été agréée dans les conditions précitées.

ARTICLE 10 : MODIFICATION AUX STANDS, DÉGÂTS

Au moment de la prise de possession du stand qui lui aura été attribué, l’exposant sera dans l’obligation de faire constater les dégradations qui pourraient exister dans les espaces mis à sa disposition. Cette réclamation devra être faite à L’ORGANISATEUR le jour même de la prise de possession : passé ce délai, toute réparation à effectuer lui sera facturée. Dans les stands, il est défendu d’entailler, de modifier, de peindre, de coller, de détériorer, de quelque manière que ce soit, les cloisons, planchers ou plafonds et tout le matériel fourni par L’ORGANISATEUR. Toute infraction entraînerait la responsabilité pleine et entière de l’exposant en cas de détérioration, de gêne pour les voisins ou d’accident.

ARTICLE 11 : COMMISSION TECHNIQUE

Dans le cadre du plan général de sécurité, d’esthétique et de décoration de la manifestation, décidé et imposé par L’ORGANISATEUR, tout projet de construction ou installations personnelles envisagé par les exposants (maisons, hangars, tentes, motifs publicitaires ou décoratifs, enseignes lumineuses, aménagements du stand, etc.) doit être soumis pour autorisation à la commission technique de L’ORGANISATEUR. Les façades des stands donnant sur une allée devront comporter une ouverture de 2,5 m tous les 6 m linéaires.

ARTICLE 12 : ENSEIGNES, AFFICHES

Il est interdit de placer des panneaux de réclame ou des enseignes à l’extérieur des stands en d’autres points que ceux réservés à cet usage. Il est de plus interdit de rajouter une inscription quelconque sur la face extérieure des bandeaux fournis par L’ORGANISATEUR. En cas d’infraction, L’ORGANISATEUR fera enlever, aux frais, risques et périls de l’exposant et sans aucune mise en demeure préalable, les éléments apposés au mépris du présent règlement.

ARTICLE 13 : HYGIÈNE, RESTAURATION ET ALIMENTATION

Les exposants devront se conformer au règlement sanitaire départemental en vigueur au moment de la manifestation. Lors de la visite du Service sécurité et hygiène, l’exposant devra laisser le libre accès à ses installations et marchandises. En cas de manquement aux directives nommées, l’exposant verra son stand fermé à l’évènement. A ce sujet un guide hygiène et santé sera édité.

ARTICLE 14 : PUBLICITÉ

La distribution de prospectus ne peut être faite qu’à l’intérieur des stands. La réclame à haute-voix ou à l’aide de micro, le racolage sont absolument interdits. L’ORGANISATEUR se réserve le droit d’interdire toute publicité pouvant porter un préjudice quelconque à qui que ce soit. La PUBLICITÉ DES PRIX et la distribution d’objets publicitaires SONT SOUMIS à LA RÉGLEMENTATION GÉNÉRALE DES ARRÊTÉS MINISTÉRIELS. Il est interdit de faire une publicité quelconque en faveur de produits autres que ceux désignés sur la demande d’admission. L’exposant engage sa responsabilité civile personnelle en cas de manquement aux règles légales de publicité.

ARTICLE 15 : AFFICHAGE DES PRIX

Les exposants ont obligation de marquer ou d’afficher les prix de manière visible et lisible pour tous les articles exposés.

ARTICLE 16 : ASSURANCE

L’ORGANISATEUR souscrit à une assurance contre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile en sa qualité d’organisateur. Et les exposants peuvent demander à consulter un exemplaire de la police d’assurance donnant toutes les précisions sur les risques couverts. Les exposants sont dans l’obligation de souscrire à leurs frais, une assurance individuelle responsabilité civile envers les tiers et les risques de dommages aux biens (vols, incendie, accidents). Toute police souscrite par chaque exposant doit requérir l’agrément de L’ORGANISATEUR

ARTICLE 17 : SÉCURITÉ ET OBLIGATIONS TECHNIQUES

Toutes les machines en démonstration doivent être pourvues d’un dispositif de sécurité et faire l’objet d’une déclaration auprès de L’ORGANISATEUR au plus tard 15 jours avant l’ouverture du salon. Les exposants doivent se conformer au règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public. Ils doivent également se conformer aux prescriptions figurant au dos de la fiche d’inscription, le Guide du salon édités par L’ORGANISATEUR en vigueur au moment de l’inscription. L’ORGANISATEUR décline toute responsabilité en cas de décision de fermeture d’un stand ordonnée par la Commission de Sécurité pour l’inobservation des règlements en vigueur.

ARTICLE 18 : OUVERTURE ET FERMETURE

Les stands doivent rester ouverts tous les jours aux horaires fixés. Il est interdit de laisser les marchandises exposées recouvertes pendant les heures d’ouverture. Il sera délivré à chaque exposant des cartes d’accès nominatives après paiement intégral du montant total des sommes dues. Il pourra être fourni des cartes supplémentaires, aux conditions fixées.

ARTICLES 19 : FORCE MAJEUR

En cas de survenance d’un événement de force majeure (menaces d’attentats, inondations, manifestations, destruction complète ou partielle du Parc des Expositions…) entraînant le réaménagement des espaces publicitaires, ou rendant impossible la réalisation de la manifestation, les inscriptions acceptées restent définitives et irrévocables, elles ne donneront lieu à aucun remboursement, ni remises sur leur montant, et restent donc acquises intégralement à l’organisateur. Les dégâts causés par ces cas de force majeure n’engagent pas la responsabilité de l’organisateur. Toutefois, l’organisateur pourra indiquer ultérieurement, une date à laquelle se tiendra l’évènement en cas de cessation de l’évènement constituant la force majeure.

ARTICLE 20 : LIBÉRATION DES EMPLACEMENTS

Tous les emplacements devront être remis en état aux frais de l’exposant et libérés comme précisé au dos de la fiche d’inscription. La responsabilité de l’exposant reste engagée pour tous les accidents ou réclamations pouvant résulter de la non-exécution ou de l’exécution tardive de ces prescriptions. L’ORGANISATEUR pourra faire procéder à l’enlèvement du matériel restant en place après le délai fixé, ainsi qu’à la remise en état de l’emplacement concédé, les frais engagés par ces opérations revenant dans tous les cas à l’exposant.

ARTICLE 21 : ATTRIBUTION DE JURIDICTION

En cas de survenance de litige entre les parties, le Tribunal de Commerce d’Abidjan sera compétent.